Les fonctionnalités que doit avoir un logiciel de crédit

Tous les programmes de crédit ne conviennent pas à un commerce. Cette liste vous aide à évaluer les options avec des critères concrets avant de choisir.

Choisir un logiciel de crédit est une décision qui touche le quotidien de toute l'équipe pendant des années. Un mauvais choix oblige à migrer de nouveau, avec le coût et le risque que cela implique. Le meilleur moyen de l'éviter est de savoir quelles fonctionnalités doit inclure le système et d'évaluer les options avec une liste de critères concrets et de les tester avec des cas réels de votre activité, plutôt que de se laisser guider par la liste de fonctions la plus longue.

Résumé : évaluez huit domaines : gestion du portefeuille, paiements, recouvrement, sécurité, rapports, intégrations, assistance et portabilité des données. Testez chaque candidat avec des cas réels et posez par écrit les questions sur ce que vous ne pouvez pas vérifier.

1. Gestion du portefeuille

• Fiche client unique avec documents, contrats et historique.
• Contrats avec calendrier d'échéances configurable : fréquence, dates, montants.
• États et tranches de retard automatiques.
• Recherche rapide par nom, pièce d'identité ou numéro de contrat.
• Rééchelonnements et accords avec historique du calendrier d'origine.

2. Paiements

• Enregistrement avec date, montant, moyen et reçu.
• Règle d'application configurable et cohérente, par exemple à l'échéance la plus ancienne.
• Paiements partiels et anticipés.
• Annulation avec motif, jamais de suppression.
• Rapprochement de caisse par utilisateur et par agence.

L'importance de ces règles est expliquée dans comment contrôler contrats, échéances et soldes.

3. Recouvrement

• Liste de travail quotidienne par agent.
• Enregistrement des échanges et des promesses avec suivi.
• Attribution du portefeuille aux agents et aux encaisseurs.
• Tournées pour le recouvrement sur le terrain.
• Rappels et automatisations avec conditions de sortie.

4. Sécurité

• Utilisateurs individuels avec authentification en deux étapes.
• Rôles et permissions configurables.
• Journal d'audit impossible à modifier.
• Protection des documents et des données sensibles.

Plus d'informations dans les bonnes pratiques de sécurité des systèmes de recouvrement.

5. Rapports

• Portefeuille total, à jour et en retard.
• Impayés par tranches et par cohorte.
• Récupération et respect des promesses.
• Détail par agence, agent et produit.
• Exportation pour vos propres analyses.

6. Intégrations

• MDM, si vous financez des appareils : lien entre contrat et appareil, politiques et déblocage au paiement. Voir les avantages de connecter le CRM au MDM.
• Messagerie pour les rappels.
• Moyens de paiement électroniques, si vous les utilisez.

7. Assistance et fournisseur

• Canaux et horaires d'assistance.
• Aide à la mise en place et à la migration.
• Formation pour l'équipe.
• Fréquence des améliorations et communication des changements.

8. Portabilité des données

• Pouvez-vous exporter toutes vos données dans un format standard ?
• Où sont-elles stockées et avec quelles garanties ?

Comment évaluer en pratique

1. Définissez vos cas de test : un crédit standard, un paiement partiel, un rééchelonnement, une promesse non tenue, un client avec deux contrats.
2. Demandez une démonstration avec ces cas, pas avec les exemples du fournisseur.
3. Demandez un compte d'essai si possible, et faites-le utiliser par ceux qui travailleront avec.
4. Notez chaque domaine dans un tableau commun à tous les candidats.
5. Posez par écrit les questions sur ce que vous ne pouvez pas vérifier.

Tableau d'évaluation

Remplissez-le avec une échelle simple, par exemple de 1 à 5, et ajustez les poids à votre réalité.

Questions à poser au fournisseur

Certaines choses ne se voient pas dans une démonstration. Posez ces questions par écrit et gardez les réponses :

1. Comment un paiement partiel est-il appliqué et cette règle peut-elle être configurée ?
2. Que se passe-t-il si un paiement est enregistré par erreur ? Est-il annulé avec un motif ou supprimé ?
3. Combien d'utilisateurs et d'agences chaque formule inclut-elle, et combien coûte leur extension ?
4. Quelles données peuvent être exportées et dans quel format ?
5. Où les données sont-elles stockées et quelles mesures de sécurité s'appliquent ?
6. Quelle assistance est prévue pendant la mise en place et après ?
7. À quelle fréquence le système est-il mis à jour et comment les changements sont-ils communiqués ?

Les réponses vagues sont aussi instructives que les réponses précises. Un fournisseur qui ne peut pas expliquer clairement comment vos données s'exportent ou comment un paiement partiel s'applique vous donne un signal à prendre en compte avant de signer.

Erreurs fréquentes

• Choisir selon la liste de fonctions la plus longue.
• Ne voir que la démonstration commerciale, sans cas propres.
• Ne pas poser de questions sur l'exportation des données.
• Ignorer l'avis de ceux qui utiliseront le système chaque jour.
• Sous-estimer l'assistance lors de la mise en place.

Questions fréquentes

Un système sur mesure est-il préférable ?

Il peut l'être pour des exploitations très particulières, mais il implique plus de coûts, plus de temps et une dépendance envers celui qui le développe. Pour la plupart des commerces, un logiciel spécialisé configurable est plus pratique.

Combien de temps consacrer à l'évaluation ?

Quelques semaines suffisent généralement si vos cas de test sont clairs dès le départ.

Comment Shalom Trust y répond

Shalom Trust réunit clients, contrats, échéances, paiements, promesses, encaisseurs et appareils sur une plateforme avec utilisateurs, rôles et permissions, authentification en deux étapes et journal d'audit, connectée à l'administration des appareils. Vous pouvez l'évaluer avec vos propres cas lors d'une démonstration et comparer les options dans tarifs.

Conclusion

Un bon logiciel de crédit se choisit avec des critères, pas avec des impressions. Évaluer le portefeuille, les paiements, le recouvrement, la sécurité, les rapports, les intégrations, l'assistance et la portabilité, et tester avec vos propres cas, c'est la façon de bien choisir du premier coup.

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