Nem todos os programas de crédito servem para um comércio. Esta lista ajuda você a avaliar opções com critérios concretos antes de escolher.
Escolher um software de crédito é uma decisão que afeta o dia a dia de toda a equipe durante anos. Uma má escolha obriga a migrar de novo, com o custo e o risco que isso implica. A melhor forma de evitar isso é ter claras as características que o sistema deve ter e avaliar as opções com uma lista de critérios concretos e testá-las com casos reais do seu negócio, em vez de se deixar levar pela lista de funções mais longa.
Resumo: avalie oito áreas: gestão da carteira, pagamentos, cobrança, segurança, relatórios, integrações, suporte e portabilidade dos dados. Teste cada candidato com casos reais e pergunte por escrito o que você não puder comprovar.
1. Gestão da carteira
- Ficha única do cliente com documentos, contratos e histórico.
- Contratos com calendário de parcelas configurável: frequência, datas, valores.
- Estados e faixas de atraso automáticos.
- Busca rápida por nome, documento ou número de contrato.
- Reprogramações e acordos com histórico do calendário original.
2. Pagamentos
- Registro com data, valor, forma e recibo.
- Regra de aplicação configurável e consistente, por exemplo à parcela mais antiga.
- Pagamentos parciais e antecipados.
- Anulação com motivo, nunca exclusão.
- Fechamento de caixa por usuário e por filial.
A importância dessas regras é explicada em como controlar contratos, parcelas, vencimentos e saldos.
3. Cobrança
- Lista de trabalho diária por agente.
- Registro de contatos e promessas com acompanhamento.
- Atribuição de carteira a agentes e cobradores.
- Rotas para cobrança em campo.
- Lembretes e automações com condições de saída.
4. Segurança
- Usuários individuais com autenticação em dois passos.
- Funções e permissões configuráveis.
- Registro de auditoria que não possa ser alterado.
- Proteção de documentos e dados sensíveis.
Mais em boas práticas de segurança em sistemas de cobrança.
5. Relatórios
- Carteira total, em dia e vencida.
- Inadimplência por faixas e por safra.
- Recuperação e cumprimento de promessas.
- Detalhamento por filial, agente e produto.
- Exportação para análises próprias.
6. Integrações
- MDM, se você financia aparelhos: vínculo entre contrato e dispositivo, políticas e desbloqueio ao pagar. Veja vantagens de conectar o CRM ao MDM.
- Mensagens para lembretes.
- Meios de pagamento eletrônicos, se você os usa.
7. Suporte e fornecedor
- Canais e horários de suporte.
- Ajuda na implantação e na migração.
- Capacitação para a equipe.
- Frequência de melhorias e comunicação de mudanças.
8. Portabilidade dos dados
- Você pode exportar todos os seus dados em um formato padrão?
- Onde são armazenados e com quais garantias?
Como avaliar na prática
- Defina seus casos de teste: um crédito padrão, um pagamento parcial, uma reprogramação, uma promessa não cumprida, um cliente com dois contratos.
- Peça uma demonstração com esses casos, não com os exemplos do fornecedor.
- Peça uma conta de teste se possível, e que quem vai trabalhar com ela a use.
- Pontue cada área em uma tabela comum a todos os candidatos.
- Pergunte por escrito o que você não puder comprovar.
Tabela de avaliação
| Área | Peso para o seu negócio | Candidato A | Candidato B |
|---|---|---|---|
| Carteira | Alto | ||
| Pagamentos | Alto | ||
| Cobrança | Alto | ||
| Segurança | Alto | ||
| Relatórios | Médio | ||
| Integrações | Conforme sua operação | ||
| Suporte | Médio | ||
| Portabilidade | Alto |
Preencha com uma escala simples, por exemplo de 1 a 5, e ajuste os pesos à sua realidade.
Perguntas que convém fazer ao fornecedor
Algumas coisas não aparecem em uma demonstração. Pergunte por escrito e guarde as respostas:
- Como é aplicado um pagamento parcial e essa regra pode ser configurada?
- O que acontece se um pagamento for registrado por engano? É anulado com motivo ou excluído?
- Quantos usuários e filiais cada plano inclui, e quanto custa ampliá-los?
- Quais dados podem ser exportados e em que formato?
- Onde os dados são armazenados e que medidas de segurança se aplicam?
- Que suporte há durante a implantação e depois?
- Com que frequência o sistema é atualizado e como as mudanças são comunicadas?
As respostas vagas são tão informativas quanto as precisas. Um fornecedor que não consegue explicar com clareza como seus dados são exportados ou como um pagamento parcial é aplicado está dando um sinal que convém levar em conta antes de assinar.
Erros comuns
- Escolher pela lista de funções mais longa.
- Ver apenas a demonstração comercial, sem casos próprios.
- Não perguntar sobre a exportação de dados.
- Ignorar a opinião de quem usará o sistema todos os dias.
- Subestimar o suporte na implantação.
Perguntas frequentes
Um sistema sob medida é melhor?
Pode ser para operações muito particulares, mas implica mais custo, mais tempo e dependência de quem o desenvolve. Para a maioria dos comércios, um software especializado configurável é mais prático.
Quanto tempo dedicar à avaliação?
Algumas semanas costumam bastar se você tiver os casos de teste claros desde o início.
Como a Shalom Trust resolve isso
A Shalom Trust reúne clientes, contratos, parcelas, pagamentos, promessas, cobradores e aparelhos em uma plataforma com usuários, funções e permissões, autenticação em dois passos e registro de auditoria, conectada à administração de aparelhos. Você pode avaliá-la com seus próprios casos em uma demonstração e comparar opções em planos.
Conclusão
Um bom software de crédito é escolhido com critérios, não com impressões. Avaliar a carteira, os pagamentos, a cobrança, a segurança, os relatórios, as integrações, o suporte e a portabilidade, e testar com seus próprios casos, é a forma de acertar de primeira.
